Archiver.Net – Conservazione Sostitutiva

Introduzione
La conservazione sostitutiva è una procedura informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.

La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permette alla PA e alle aziende di risparmiare sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni. Particolarmente importante è infatti la validità giuridica nel tempo, che assolve all’obbligo di conservazione pluriennale, garantita dalla marcatura temporale.

Le norme tecniche e gli obblighi a cui deve adempiere il Responsabile della Conservazione, sono tali da renderli difficilmente attuabili in autonomia all’interno delle P.A., inoltre la norma indica che da Aprile 2017 i sistemi di conservazione utilizzabili saranno solo quelli adeguati secondo le regole tecniche del DPCM 3/12/2013 (e quindi riconosciuti da Agid). Nascono quindi sul mercato una serie di servizi di conservazione sostitutiva già aderenti alle suddette norme ed a cui l’ente può delegare gli obblighi del Responsabile della Conservazione. Tali servizi normalmente sono accessibili tramite applicazioni WEB e mettono a disposizione servizi di integrazione con il back office dell’ente.

Occorre quindi convogliare i documento prodotti dai vari settori dell’ente verso il sistema di conservazione prescelto in modo organico e possibilmente senza pesare sulle normali attività degli uffici. All’interno di questo scenario Datagraph ha sviluppato Archiver.Net

Archiver.Net

L’obiettivo di Archiver.Net è quello di coordinare la raccolta di tutti i documenti passibili di essere inviati alla conservazione sostitutiva e di riversarli tramite le apposite interfacce software di integrazione al sistema di conservazione scelto dall’ente.

Dal punto di vista dell’architettura software Archiver.Net è un’applicazione desktop organizzata a plug-in sia per quanto riguarda l’input, ovvero la raccolta dei documenti dalle applicazioni di back office, che per quanto riguarda l’output, ovvero l’invio al sistema di conservazione. Risulta quindi particolarmente flessibile ed estensibile, potenzialmente anche verso applicazioni di back office non Datagraph.

Il sistema permette di adattarsi alle diverse specifiche tecnologiche dai vari fornitori del servizio di conservazione. Attualmente  i sistemi supportati sono : Unimatica, Par.Er., DAX, Aruba DocFly, LegalDoc di Infocert.

La funzionalità di colloquio con i sistemi si conservazione non serve solo per inviare documenti, ma dove previsto anche per rendere disponibile il documento originale conservato recuperandolo dal sistema di riferimento  ( esibizione ).

Archiver.Net mette a disposizione dell’utente, tipicamente un operatore CED o un incaricato alla conservazione, una interfaccia semplice ed intuitiva tramite la quale configurare le opzioni del sistema e tramite la quale è possibile eseguire una serie di operazioni:

• Verifica dei documenti passibili di conservazione secondo le regole impostate
  • Ricerca su tutto il backoffice o su uno specifico applicativo
  • Ricerca complessiva o secondo filtri specifici (tipologia documentale, per intervallo di data del documento, ecc….)
• Possibilità di visualizzare ed accedere al documento fisico da conservare direttamente dall’interfaccia di Archiver.Net
• Gestione di Firma Massiva per permette di firmare per “copia conforme” tutti i documenti privi di  firma digitale ma che si desidera ugualmente inviare in conservazione sostitutiva
• Invio in conservazione dei documenti estratti con possibilità di eseguire delle sotto selezioni
• Consultazione dello storico delle sessioni di lavoro con dettaglio dello stato di conservazione per ogni singolo documento inviato.
• Funzionalità di richiesta di esibizione per uno specifico documento.

Nei programmi di BackOffice viene evidenziato quali documenti o unità documentarie sono state inviate in conservazione, con informazioni relative alla data ed allo stato di conservazione e la possibilità di richiamare direttamente la funzionalità di esibizione del documento.

Normativa.

DPR 28 dicembre 2000, n. 445, Codice dell’amministrazione digitale: art. 40 e seguenti (Capo III), DPCM 13 gennaio 2004, Decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 23 gennaio 2004, Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004 e Note esplicative, Circolare Ministeriale n. 36/E del 6 dicembre 2006.