Protocollo Informatico

La procedura di gestione del PROTOCOLLO consente l’archiviazione dei documenti in arrivo, in partenza ed interni all’ente rispettando le prescrizioni di legge e le tradizionali consuetudini operative dell’ufficio.

La procedura è conforme al DPR 445/2000 alle varie circolari AGID ed alle specifiche del Progetto di e-Government DOCAREA, ora DOCER. La procedura utilizza i più diffusi RDBMS, garantisce alte prestazioni nella gestione degli archivi, che in questa particolare procedura facilmente raggiungono dimensioni elevate. Sono da segnalare :

MULTITERMINALITÀ

L’inserimento delle pratiche può venire eseguito contemporaneamente da più posti di lavoro, con possibilità di accessi differenziati per diversi utenti.

VELOCITÀ DI RICERCA

L’uso di metodi speciali di ricerca consente anche su grandi numeri di pratiche tempi di risposta non rilevabili.

ARCHIVIAZIONE OTTICA DEI DOCUMENTI

La procedura è predisposta per la gestione delle periferiche grafiche opzionali (scanner) necessarie per la completa gestione dell’archiviazione ottica dei documenti con segnatura digitale delle immagini.

SICUREZZA E PRIVACY

L’accesso alle procedure può avvenire sia tramite Smart Card che con accesso tradizionale (Username e Password) e un sofisticato sistema di gestione degli accessi concede ai vari utenti le funzionalità e la visibilità dei dati (gestione dei dati sensibili) pianificate.

SEGNATURA

E’ prevista l’emissione di targhette autoadesive dotate di logo dell’Ente, dati di segnatura e codice a barre.

GESTIONE PRATICHE, WORK FLOW, E- GOV

La procedura prevede l’integrazione con un sofisticato sistema di gestione delle pratiche con indicazioni dello stato, dei responsabili di fase e di procedimento, dei tempi e dei modi.

Sono previsti 4 moduli : Protocollo Modulo Base, Archiviazione ottica, Collegamento ad altre Procedure, Repertori

Protocollo Modulo Base

Anagrafe Estesa dei Soggetti, Oggetti, Indirizzi
Gestione Accessi e Privacy anche tramite Smart Card
Gestione Titolari di Classificazione e di Scarto
Assegnazione e Distribuzione
Pratiche formali ed informali
Fascicolazione
Archiviazione e Conservazione Sostitutiva
Integrazione con Microsoft Office ed Open Office
Segnatura grafica su file immagine PDF
Interoperabilità tramite casella di posta certificata
Firma Digitale
Registro di Emergenza
Creazione automatica Registro Giornaliero
Protocollazione automatica delle Fatture Elettroniche

Archiviazione Ottica

Gestione integrata degli scanner
Segnatura digitale delle immagini
Gestione Scansione Batch, acquisizione da cartella e FAX

Collegamento ad Altre Procedure ed al Web

Collegamento al programma Atti.Net per la gestione diretta di pubblicazione e notifiche.
Generazione registrazioni di protocollo da altre procedure
WebService per interazione con procedure terze parti.
Integrazione con Indice delle Pubbliche Amministrazioni, Parix e Anagrafe Datagraph

Repertori

Consente la gestione completa delle serie documentali omogenee predisponendole con dati e metadati per l’invio in conservazione sostitutiva